۱ـ نمی‌شود که هم استارت‌آپ‌های فناوری محور باشید و هم از قلم و کاغذ استفاده کنید
هر چه‌قدر هم که با صدای بلند فریاد بزنید و بگویید که استارت‌آپ فناوری محور هستید، اگر در غرفه خود از قلم و کاغذ برای یادداشت‌برداری استفاده کنید، اعتبارتان از بین خواهد رفت. همین حالا ابزارهای خود را به‌روزرسانی کنید و اطلاعات مشتریان بالقوه خود را به شکل دیجیتال ثبت کنید. این کار نه تن‌ها برای شما اعتبار می‌آورد، بلکه کارآیی عملکرد شما را نیز افزایش می‌دهد.

۲ـ برنامه‌ریزی بهتر
نمی‌توانید سه روز کامل با یک برنامه‌ریزی فشرده در نمایشگاه باشید، بدون آنکه از قبل برنامه‌ریزی کرده باشید. مکان غرفه خود را درست انتخاب کنید، از دکوراسیون و طراحی جذابی استفاده کنید، نورپردازی اضافی داشته باشید، از قبل برای برگزاری چند جلسه هماهنگی‌های لازم را انجام دهید، به دوستان، شرکا و مشتریان خود اطلاع دهید که در نمایشگاه هستید، برای دموهایی که دارید، نمونه‌های‌تان را آماده کنید، و طرح‌های پشتیبانی داشته باشید تا اگر برنامه به‌خوبی پیش نرفت، آن‌ها را جایگزین کنید.

۳ـ اشتراک بیشتر
تمامی ابزارهای بازاریابی خود (مانند تراکت‌ها، بروشورها، کاتالوگ‌ها و ...) را روی فضای ابری آپلود کنید و فهرستی از لینک‌ها را آماده کنید تا امکان اشتراک ساده آن‌ها وجود داشته باشد. Dropbox و Google Drive فضای کافی را به‌صورت رایگان در اختیار شما قرار می‌دهند تا تمامی فایل‌های خود را روی فضای ابری داشته باشید. تعدادی کد QR آماده کنید تا این کار برای بازدیدکنندگان ساده شود.

۴ـ هزینه‌های پایین‌تر
بهترین استراتژی، استراتژی «هزینه‌های پایین‌تر» است. از قیمت‌های مختص «اولین‌ها» نهایت استفاده را ببرید. جزو اولین کسانی باشید که غرفه رزرو می‌کنند. سوکت‌های الکتریکی، مبلمان و اینترنت را چند ماه زودتر رزرو کنید. اگر نمایشگاه در خارج از کشور است، بلیت هواپیما را زودتر خریداری کنید، سریع‌تر هتل رزرو کنید و نمونه‌ها را برای حمل‌ونقل آماده کنید. با این روش، می‌توانید صدها دلار صرفه‌جویی کنید.

۵ـ ارتباطات بهتر
صرفا اتفاقی که در خود نمایشگاه تجاری رخ می‌دهد، مهم نیست، بلکه چند هفته قبل از نمایشگاه را هم باید در نظر بگیرید. اطلاعاتی که روی امضای الکترونیکی تیم خود دارید را به‌روز کنید و در آن شماره غرفه خود را بگنجانید. به شرکا، مشتریان، دوستان و اعضای خانواده خود اطلاع دهید، در رسانه‌های اجتماعی آگهی دهید. ترافیک، ترافیک بیشتر را ایجاد می‌کند. بنابراین اگر بتوانید کاری کنید که اطرافیان و دوستان شما از غرفه شما بازدید کنند، کنجکاوی سایرین نیز تحریک خواهد شد و افراد بیشتری از غرفه شما بازدید خواهند کرد.

۶ـ جذب بهتر مشتریان راغب
دو مورد از مهم‌ترین منابع استارت‌آپ‌ها، زمان و پول هستند. این دو، دقیقا همان منابعی هستند که در نمایشگاه به میزان زیادی مصرف می‌شوند. اگر هدف شما گسترش کسب‌وکارتان است، باید به فکر جذب مشتریان راغب باشید. به‌محض ملاقات با آن‌ها، برای جذب آن‌ها تلاش کنید. جمع‌آوری کارت ویزیت فایده‌ای ندارد، چراکه درباره مالکان آن‌ها چیزی به خاطر نخواهید داشت. به‌جای آن، یادداشت‌های کاملی به شکل دیجیتال گردآوری کنید، از جمله اینکه مشخصات فردی آن‌ها چیست، چه خواست‌های دارند، دلیل این نیاز آن‌ها چیست، آیا در بیان خواسته‌هایشان جدی به نظر می‌رسند و... تا آنجا که می‌توانید اطلاعات بیشتری کسب کنید و از اسکنر کارت ویزیت برای سریع‌تر شدن این فرایند استفاده کنید. یک راه‌حل مناسب برای این کار استفاده از Camcard  است.

۷ـ منابع کمتر
اگر بلافاصله اطلاعات مشتریان راغب را به شکل دیجیتال گردآوری کنید، در بسیاری از منابع شما صرفه‌جویی می‌شود. از جمله اینکه در زمان شما صرفه‌جویی می‌شود (چراکه نیازی ندارید چند روز وقت بگذارید و یادداشت‌های دست‌نویس خود را بخوانید و دوباره همه اطلاعات را وارد اکسل کنید) و دیگر آنکه می‌توانید از نظر مالی نیز صرفه‌جویی کنید (چراکه نیازی نیست فردی را به شکل نیمه‌وقت استخدام کنید تا به امور مشتریان راغب رسیدگی کند). اگر قبل از نمایشگاه، هزینه‌های خود را با دقت بودجه‌بندی کرده‌اید، نباید در زمان نمایشگاه بیش‌ازحد برنامه‌ریزی‌شده خرج کنید. بدین ترتیب در هزینه‌های شما نیز صرفه‌جویی می‌شود. می‌توانید از برنامه اکسل یا OpenOffice  برای مدیریت بودجه و ثبت هزینه‌ها استفاده کنید.

۸ـ پیگیری سریع‌تر
کلید موفقیت در نمایشگاه‌های تجاری، کیفیت جذب مشتریان راغب و توانایی پیگیری سریع و دقیق آن‌هاست. اگر مشتریان راغب را به شکل دیجیتالی جذب کنید، به‌راحتی می‌توانید ظرف ۴۸ ساعت برای آن‌ها ایمیل پیگیری ارسال کنید. به یاد داشته باشید که خریداران در نمایشگاه با ده‌ها نفر گفتگو کرده‌اند، از صدها غرفه بازدید کرده‌اند و هزاران محصول را بررسی کرده‌اند. بنابراین این احتمال وجود دارد که بعد از ۴۸ ساعت، دیگر شما را به خاطر نیاورند. درنتیجه به‌سرعت این مشکل را حل کنید. اگر برای‌تان امکان دارد، با استفاده از قالب‌های ایمیل، این فرایند را به شکل خودکار انجام دهید. برای این کار می‌توانید از SendInBlue استفاده کنید که ابزار کارآمدی است و در مقایسه با MailChimp بسیار ارزان‌تر است. اما به خاطر داشته باشید که پیام سفارشی و شخصی، همواره حس بهتری در مقایسه با پیام‌های خودکار دارد. از CRM نیز برای مدیریت اثربخش قیف فروش خود استفاده کنید. می‌توانید CRM خوبی را به شکل رایگان از HubSpot بگیرید.

۹ـ داده‌های بهتر
داشتن استراتژی مطلوب برای نمایشگاه تجاری و آماده شدن برای آن، به معنی جذب داده نیز است. اگر می‌خواهید نتایج نمایشگاه را برآورد کنید و درباره دستاوردهای آن نگرشی عینی داشته باشید، داده‌ها ضروری هستند. نمی‌توانید فقط به این دلیل که «دیگران در نمایشگاه شرکت می‌کنند» شما هم در نمایشگاه شرکت کنید. باید تصمیم‌هایی مبتنی بر داده‌ها بگیرید. تصویر شفافی از هزینه‌ها، تعداد مشتریان راغب جذب‌شده، قراردادهای امضا شده بعد از نمایشگاه‌ها و درآمد ناخالص کسب‌شده طی شش ماه بعد از نمایشگاه داشته باشید. این اطلاعات به شما امکان می‌دهند تا بر مبنای داده‌ها تصمیم بگیرید، رویدادهای مختلف را با هم مقایسه کنید و متوجه شوید که روی کدام‌یک تمرکز کنید.

۱۰ـ به فکر نجات کره زمین باشید
اگرچه ممکن است امور زیست‌محیطی دغدغه اصلی شما نباشد، اما هرساله در نمایشگاه‌ها، مقدار زیادی کاغذ اتلاف می‌شود. تمامی کارت‌ها، بروشورها، تراکت‌ها و کاتالوگ‌هایی که چاپ می‌شوند، بعد از توزیع در سطل زباله انداخته می‌شوند و این اسراف بسیار زیادی بوده و به زیان کره زمین است. برنامه‌ریزی زودهنگام و داشتن استراتژی مطلوب برای نمایشگاه به شما کمک می‌کند تا مشتریان راغب را به شکل دیجیتال جذب کنید و توزیع ابزارهای بازاریابی را به شکل دیجیتال انجام دهید و بدین ترتیب کمتر از کاغذ استفاده کنید. نگران نباشید. این کار فقط به نفع کره زمین نیست، بلکه به نفع خودتان نیز هست. چراکه در هزینه‌های شما صرفه‌جویی می‌شود (چاپ کمتر، لجستیک کمتر) و رضایتمندی بازدیدکنندگان شما را نیز افزایش می‌دهد (هیچ‌کس دوست ندارد مقدار زیادی بروشور و کاتالوگ را با خود از این سر نمایشگاه به آن سر نمایشگاه ببرد).
داشتن غرفه در نمایشگاه کار آسانی نیست. قرار نیست فقط روز نمایشگاه در محل نمایشگاه حضور داشته باشید و بعد به دفتر کارتان برگردید. قبل از نمایشگاه، در مورد بسیاری از مسایل باید برنامه‌ریزی کنید و بعد از نمایشگاه نیز کار شما تمام نمی‌شود، بلکه باید مهم‌ترین کار، یعنی پیگیری‌ها را انجام دهید. اگر نتوانید این مراحل را به‌خوبی مدیریت کنید، تمام زحمت‌های شما به هدر خواهد رفت. به خاطر داشته باشید که اگر می‌خواهید کنترل اوضاع را در دست بگیرید و بهترین عملکرد را داشته باشید، لازم است شش ماه قبل از نمایشگاه برنامه‌ریزی‌هایتان را انجام دهید.